Администрирование офиса: - входящие/исходящие звонки, whatsapp; - разбор почты и отправка по адресатам; - получение и отправка писем почтой России; - уход за цветами, офисной техникой и мебелью; - закупка канцтоваров, картриджей, мебели и техники, бланков удостоверений, спецжурналов (сварочных работ, общий журнал работ, журнал входного контроля принимаемых материалов); - взаимодействие с отделом аренды, бюро пропусков, уборщицей; - закупка чая/кофе/сахара, оплата телефона; - выполнение поручений руководителя/главного бухгалтера/начальника ПТО. Делопроизводство: - прием входящей корреспонденции, сканирование, отправка по адресатам, ведение журналов; - оформление пропусков на сотрудников и автомобили в офис и на стройплощадки АО Мосинжпроект, ГУП Московский метрополитен (после ввода станции в эксплуатацию); - подготовка писем, приказов, протоколов совещаний, заявлений, договоров, служебных записок, доверенностей, уведомлений, комплектов документов в суд, государственные органы; - формирование архива; - проверка новых контрагентов и подготовка отчета для заключения договора (4dk (Консультант), прозрачный бизнес, мой арбитр, ФССП, налог.ру), проверка текущих контрагентов на предмет налоговых рисков; - взаимодействие с СРО (лицензирующий орган): подготовка ежегодных отчетов, обучение, получение сертификатов ИСО. Кадровый блок: - ведение табеля учета рабочего времени; - первичный сбор документов с сотрудников на трудоустройство; - формирование личных дел сотрудников и кадровых приказов; - учет, ведение и хранение трудовых книжек сотрудников; - подготовка заявлений, справок, копий; - заполнение уведомлений на госуслугах о приеме иностранных граждан; - ведение базы данных по сотрудникам (в т. ч. иностранцам), отслеживание срока действия документов (регистрации, патенты, ДМС); - участие в разработке должностных инструкций; - размещение вакансий на сайтах hh.ru, avito. Работа в России; - поиск и обзвон соискателей, приглашение на собеседование. Обучение сотрудников: - поиск необходимых обучающих центров, заключение договоров на обучение, заполнение заявок, запись сотрудников на обучение, забор готовых удостоверений/свидетельств, издание приказов на обучающихся; - ведение базы данных разрешительных документов. Охрана труда и пож. безопасность: - подготовка инструкций по охране труда по видам работ и по профессиям; - подготовка инструкций по пожарной безопасности на стройплощадке/ при производстве огневых работ/работ повышенной опасности/ работ на высоте; - подготовка журналов (учета огнетушителей, лесов и подмостей); - оформление приказов на объект на ответственных сотрудников по отраслям. | 