• Ежедневное в установленные сроки получение и просматривание документов, проведение их регистрации. • Ведение оперативного учета прохождения документов и ежедневный контроль сроков исполнения документов. • Подготовка проектов документов, обеспечение согласования проектов с руководителями подразделений; подготовка и оформление управленческо-распорядительных документов. • Осуществление и контроль документооборота между подразделениями и другими организациями, органами, учреждениями. • Ведение делопроизводства, обеспечение сохранности документации, формирование дел и передача их на архивное хранение, подготовка к уничтожению. • Обеспечение организации приема, регистрации и необходимого обслуживания лиц, прибывших / отправившихся в служебные командировки: заказ ж/д и авиа билетов для командированных работников, организация размещения в гостиницах гостей и партнеров Компании. • Участие в совещаниях, организация их технического обслуживания, ведение протоколов совещаний. • Обеспечение рассылки, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений. • Своевременное пополнение необходимых предприятию запасов канцелярских принадлежностей и расходных материалов, осуществление взаимодействия со сторонними организациями по данному вопросу, предоставление необходимой документации для бухгалтерской отчетности. • Организация работы по заказу питания для работников предприятия, выдачи талонов или карт на питание, ежедневный контроль количества использованных обедов, осуществление взаимодействия со сторонними организациями по данному вопросу, предоставление необходимой документации для бухгалтерской отчетности. • Предоставление информации по использованию мобильной связи сотрудниками, осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов. • Организация доставки корреспонденции в/из Компании. Поддержание работы абонентского ящика предприятия. • Осуществление подписки на периодические издания, согласно заявкам. • Обеспечение взаимодействия между службами с целью поддержания офисных помещений в надлежащем состоянии, восстановления и ремонта мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации управленческого труда, офисного оборудования, оргтехники. • Прием всех входящих телефонных звонков, переадресация их с помощью локальной АТС по назначению, консультация клиентов по вопросам наличия имеющихся в Компании услуг в пределах своей компетенции. • Своевременное предоставление бухгалтерской документации по поставщикам услуг. • Обучение новых сотрудников отдела и смежных подразделений процессу работы. • Подготовка данных для формирования бюджета по статьям, относящимся к зоне ответственности, проведение анализа расходов, принятие мер, способствующих экономии сырья и материалов. |